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경영·정산 자동화교육·디자인·행사·카페 운영 협동조합서울시 사회적경제기업 AX 현장컨설팅 5차

뭉치로 보관하던 영수증 한 장에서 사업부별 손익까지 — 영수증 자동인식·3단계 전자결재·PDF 결의서를 한 앱에 담다

영수증 자동인식전자결재사업부별 손익
영수증 자동인식과 3단계 전자결재 앱 일러스트
Problem · Discovery

01문제와 발견

무엇이 문제였나
전용 회계 프로그램이 없어 영수증은 뭉치로 보관하고 지출은 세무 신고 시점에야 사후 파악했다. 통장이 사업 간 통합 운영돼 교육·디자인·행사·카페 네 부문의 손익을 알 수 없었고, 지출 결의 절차가 없어 대표 혼자 전담하며 이중 검증이 없었다.
어떻게 발견했나
컨설턴트 3인이 사무실을 방문해 사업구조·회계 현황·애로사항을 듣고 영수증 자동인식과 지출결의 프로그램 요구사항을 청취했다. 최근 영수증 사진, 사업부별 계정과목, 예산서를 받아 바이브코딩으로 초안을 만들었다.
Build · Method

02수행과 방법

무엇을 했나
영수증 촬영·업로드→AI 자동인식(매입처·금액·계정과목 추천)→기안-검토-결재 3단계 전자결재→PDF 결의서 자동 생성·구글시트 기록, 수입결의·지급관리·예산 집행률 대시보드, 동일 영수증 중복·간이영수증 3만 원 초과 경고, 권한관리까지 갖춘 지출결의·회계관리 앱(v1.0 MVP)을 전달했다.
어떤 방법을 썼나 · 무엇을 제공했나
Google Apps Script와 구글시트·드라이브를 DB로 쓰고 문서 인식은 제미나이 API를 썼다. 당일 오전까지 약 90회 버전을 쌓으며 수정했다. 현장 검증에서 대표 기안의 전결 처리에 대한 통제 우려, 공통비용 분류 부재, 영수증 한 장에 두 건이 찍힌 샘플의 인식 오류가 나와 사업부를 공통비용 포함 5개로 재편하고 확정 예산 세목으로 계정과목을 재정리했으며, '1건=1이미지' 촬영 가이드를 명시했다. 데모 데이터를 초기화하고 구글 계정 분리와 API 유료 키 발급을 세팅했다.
Impact

03기대효과와 변화

기대효과
지출의 실시간 파악, 사업부별 손익 가시화, 결재 이력의 표준화.
무엇이 좋아졌나
기존에 전혀 없던 지출결의 프로세스를 대체하는 핵심 기능으로 평가받았고, 예산 집행률을 대시보드에서 바로 보고 계정과목을 구글시트에서 직접 추가·삭제하면 화면에 즉시 반영되는 유연성도 긍정적이었다. 재료 소진 임박 알림, 자동분류 정교화, 카페 매출 기반 원가·마진 분석은 2차 제안으로 남겼다.

기업명과 개인 정보는 공개하지 않으며, 기록에 없는 수치나 성과는 넣지 않았습니다.

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