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경영·정산 자동화떡·디저트 매장 5곳과 물류·케이터링을 운영하는 식품기업서울시 사회적경제기업 AX 현장컨설팅 2차

대표가 일일이 확인하던 경비 정산에 결재 라인과 이상 거래 판별을 넣어 병목을 풀다

경비 정산결재 라인Gemini OCR
경비 결재 라인과 이상 거래 표시 일러스트, 떡 디저트 소품
Problem · Discovery

01문제와 발견

무엇이 문제였나
전 직원이 카드 사용·영수증을 수기로 올리면 대표가 일일이 확인·정산해 지연이 잦았고, 매장·온라인몰·B2B로 분산된 매출을 실시간으로 볼 수 없었다. 현장직은 PC 접근성이 낮았고 시중 SaaS는 커스터마이징이 안 돼 보류해 왔다.
어떻게 발견했나
1차 미팅에서 조직·매출 분산 구조와 정산 문제를 파악해 1순위(경비 정산 자동화)를 확정했다. 대표가 지출결의서 양식·부서 구조·계정과목·이상 거래 기준·증빙 샘플을 정리해 보내왔다.
Build · Method

02수행과 방법

무엇을 했나
전사 통합형과 지점별 관리형 두 안을 병행 개발해 비교 시연한 뒤 혼합했다. 결재 라인(직원 상신→팀장 승인→대표 전결), 이상 거래 탐지, Gemini API 증빙 자동 인식, 지출결의서 자동 생성을 반영하고 매뉴얼 5종·소스 4종을 인계했다.
어떤 방법을 썼나 · 무엇을 제공했나
구글 앱스스크립트와 구글 드라이브 연동 DB로 구현했다. 최종 회의 중 회사 구글 비즈니스 계정으로 실시간 마이그레이션(시트 생성→스크립트 이식→API 키 발급→웹앱 배포→계정 등록·로그인 테스트)을 완료했다.
Impact

03기대효과와 변화

기대효과
대표 병목 해소, 9개 부서 기준 월별 집계, 현장직의 모바일 접근.
무엇이 좋아졌나
팀장에게 실질적 결재 권한을 주는 승인 라인과, 직원이 본인 지출을 직접 확인·승인받으며 비용 감각을 기르는 과정을 대표가 높이 평가했다. 월 약 150건 규모에 맞춰 완전 자동화보다 수기 입력+결재를 우선하는 방향으로 확정했다.

기업명과 개인 정보는 공개하지 않으며, 기록에 없는 수치나 성과는 넣지 않았습니다.

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