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경영·정산 자동화문화예술 행사 기획·제작 기업서울시 사회적경제기업 AX 현장컨설팅 5차

새 도구보다 먼저 문서체계를 — 폴더·파일명 표준을 세우고 계약서 작성·아카이빙과 결과보고서 자동화를 그 위에 얹다

문서관리 표준화계약서 자동화결과보고서
문서체계 표준과 계약서 아카이빙 일러스트
Problem · Discovery

01문제와 발견

무엇이 문제였나
연도·담당자 중심 폴더가 누적돼 문서를 찾고 저장하는 데 여러 단계 탐색이 필요했고, 행사마다 영상감독·무대감독·디자이너·배우 등 유사한 계약서를 반복 작성했다. 결과보고서와 블로그는 기존 자료를 다시 찾아 복사·재작성했다.
어떻게 발견했나
6시간의 현장 회의에서 실제 업무 흐름(AS-IS)을 확인하고 8개 요청 영역을 '문서관리 표준화→계약서→결과보고서→홍보 OSMU'로 이어지는 구조로 정리했다. 홈페이지·사내 네트워크는 성격이 다른 별도 과제로 구분했다.
Build · Method

02수행과 방법

무엇을 했나
문서관리규정·파일명 명명규칙·표준 폴더체계, 계약유형별 표준양식과 입력→출력→PDF 아카이빙→계약이력 목록 도구, 사업계획서→결과보고서 자동 매핑 PoC, 채널별 OSMU 콘텐츠 반자동화 템플릿 네 가지를 전달했다.
어떤 방법을 썼나 · 무엇을 제공했나
개별 양식을 직접 코딩하기보다 공통 데이터 항목을 먼저 표준화한 뒤 양식별 출력 템플릿에 매핑했다. 기존 자료는 백업 후 시험 환경에서 재분류·검증해 단계적으로 적용하고, AI 자동분류는 규칙이 안정된 뒤 검토하기로 했다. 검증은 새 규칙으로 저장한 파일을 다른 담당자가 같은 경로에서 찾는지, 사업명·월·문서종류를 조합한 검색이 되는지, 재입력 없이 초안이 생성되는지로 확인했다.
Impact

03기대효과와 변화

기대효과
폴더 탐색 없이 찾는 문서, 계약서·결과보고서의 반복 작성 감소, 원자료 하나로 채널별 홍보 콘텐츠 재활용.
무엇이 좋아졌나
표준화 우선·예외 수동 처리 원칙과, 홍보는 게시 직전까지 자동 생성하고 사람이 확인하는 반자동 방식이 최종 설계로 확정됐다. 기존 자료 재분류의 초기 이행 부담, 기관별 보고서 양식 차이, 개인정보가 담긴 계약서의 보관 정책은 후속 과제로 정리했다.

기업명과 개인 정보는 공개하지 않으며, 기록에 없는 수치나 성과는 넣지 않았습니다.

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