AI 역량 내재화국제 인증·검증·교육 기관 (수출기업 대상)서울시 사회적경제기업 AX 현장컨설팅 6차

가장 잦은 세 가지 문의(가능 여부·비용·기간)를 받아줄 챗봇을 설계하고, 원천자료 기반 OSMU 콘텐츠 제작법을 직원에게 남기다

문의 챗봇 설계프롬프트 매니저OSMU 교육

Problem · Discovery

01문제와 발견

무엇이 문제였나: 인증·검증·교육 사업을 하는 기관에 '인증이 가능한지, 비용은 얼마인지, 얼마나 걸리는지'를 묻는 문의가 가장 잦았지만 응대 매뉴얼이 없고 근거 자료가 여러 문서에 흩어져 있었다. 팀별 이메일·블로그·SNS·중국 채널까지 운영하는데도 고객군·채널·메시지가 정리되지 않았고, 일부 직원이 ChatGPT로 검색·이미지 제작을 해 본 정도라 메시지를 비교·실험하는 활용은 시작 전이었다.
어떻게 발견했나: 현장 방문에서 사업 구조와 마케팅 현황, 가장 잦은 문의 유형을 확인하고, 챗봇은 일반 문의부터 시작하되 근거가 없거나 개별 판단이 필요한 질문은 담당자에게 연결한다는 원칙에 합의했다. 내부 사전·사후 회의와 사전진단을 거쳐 화상회의에서 '챗봇 구축(메인) + AI 활용 교육' 범위를 확정하고, 마케팅 컨설팅은 별도 세션으로 분리했다.

Build · Method

무엇을 했나: 고객용 챗봇 화면과 관리자 기능(FAQ 관리·미답변 질문·대화 로그·문서 보관함)을 갖춘 '인증 문의 챗봇' 시스템 설계서를 확정했다. 답변 근거를 기관이 제공한 매뉴얼·FAQ·문서로 제한하고 근거 없는 내용은 생성하지 않으며, 답하지 못한 질문은 '초안 만들기'로 FAQ에 쌓이는 운영 흐름(자료 업로드→AI FAQ 자동 생성→담당자 검토·승인→챗봇 반영)을 넣었다. 교육에서는 마스터 프롬프트와 채널별 작성 지침을 결합하는 HTML 프롬프트 매니저, 매뉴얼, OSMU 교육자료와 '챗봇과 LLM 작동 원리' 자료를 전달했다.
어떤 방법을 썼나 · 무엇을 제공했나: 교육·마케팅·챗봇 구축을 세 명의 프로가 나눠 맡았다. 교육은 ChatGPT 프로젝트 기능에 원천자료를 넣고 '원천자료에 없는 수치·인증번호·날짜는 만들지 않고 확인 필요로 표시한다'는 지침을 세운 뒤, 실제 인증 자료로 인스타그램 카드뉴스와 네이버 블로그 글을 만들어 보는 실습으로 진행했다. 챗봇은 홈페이지 하단 원형 버튼으로 삽입하도록 설계해 외주 업체에 코드 삽입만 요청하면 되게 했고, 일본어·중국어 버전은 한국어 안정화 이후로 미뤘다.

Impact

기대효과: 반복 문의 응대 부담 완화, 분산된 근거 자료의 FAQ 체계화, 직원이 직접 채널별 콘텐츠를 만드는 역량 확보.
무엇이 좋아졌나: 기록상 최종 전달까지 완료됐고, 교육 결과물(교육자료·프롬프트 매니저·매뉴얼)은 메일로 전달됐다. 다만 챗봇의 현장 테스트 결과와 운영 개시 여부는 기록에 남아 있지 않아 이 사례에서는 설계와 교육까지만 다룬다.

기업명과 개인 정보는 공개하지 않으며, 기록에 없는 수치나 성과는 넣지 않았습니다.

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