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서비스·플랫폼 구축쉬운 정보 제작 사회적기업서울시 사회적경제기업 AX 현장컨설팅 6차

고비용 SaaS 대신 우리 업무 로직대로 — 문의 접수부터 견적서·과업정의서·진행 관리·경영 대시보드가 문의번호 하나로 이어지는 통합관리 앱

프로젝트 통합관리견적서 자동화과업정의서
문의번호 하나로 이어지는 통합관리 앱 일러스트
Problem · Discovery

01문제와 발견

무엇이 문제였나
의뢰 내용 분류·요약, 공수·견적 초안 산출, 견적서·과업정의서 작성, 업무 배정과 공수 가시화가 흩어져 있었다. 범용 SaaS 도입을 검토했지만 인원·프로젝트 비례 과금 부담과 2022년부터 노션에 쌓인 이력 데이터의 이관 비용이 걸림돌이었다.
어떻게 발견했나
'CEO가 가장 해결하고 싶은 문제는', '3년 후 디지털 시스템은 무엇을 할 수 있어야 하는가' 등 7가지 핵심 질문으로 현황을 파악하고, 어디까지 디지털화하고 무엇을 회사의 독자적 디지털 자산으로 만들지 논의하는 AX 전략 미팅으로 전환했다. 기업 측이 표준화된 업무 프로세스와 과업정의서 유형을 먼저 정리해 보냈다.
Build · Method

02수행과 방법

무엇을 했나
신규 문의 접수(문의번호 자동 발급)→견적서 작성(추천 항목·자동 계산·버전 잠금)→과업정의서(유형 선택·자동 채움)→진행 관리(일정 초안·시간 기록·수정 요청)→칸반·캘린더·내 할 일→경영 대시보드까지 이어지는 맞춤형 경량 '프로젝트 통합관리' 앱을 파일럿으로 구축해 전달했다.
어떤 방법을 썼나 · 무엇을 제공했나
단위 프로젝트가 10일~1개월로 짧은 조직 특성상 세분화된 태스크 입력은 오히려 부담이라 보고, 바이브코딩 기반 웹 앱으로 유지비용 없이 내부에서 계속 보완할 수 있게 만들었다. 고객 미팅 음성을 텍스트로 바꿔 AI가 과업정의서 초안을 80~90% 수준으로 뽑고 관리자가 핵심 판단 영역만 검토하는 프로세스를 함께 제안했다. 예시 프로젝트 4건 위에 새 문의 1건을 끝까지 처리하는 30분 시연으로 검증했다.
Impact

03기대효과와 변화

기대효과
견적·과업정의·이력 관리의 자동화, 지연·임박 일정과 담당자별 배정의 한눈 모니터링.
무엇이 좋아졌나
견적서·과업정의서·프로젝트 이력 관리 자동화가 가장 유용하다는 평가를 받았고, 의뢰분석과 견적서 사이의 정리 단계 추가, 견적 수정 이력 보존, 저작권·일반관리비 산식 반영 등 구체적인 보완 요청을 받아 반영했다. 기존 노션 데이터와의 연계 방식은 가장 큰 미결 이슈로 남아 조기 확정을 권고했다. '일정관리 이전에 과업정의와 프로세스 표준화가 먼저'라는 교훈을 함께 기록했다.

기업명과 개인 정보는 공개하지 않으며, 기록에 없는 수치나 성과는 넣지 않았습니다.

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