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경영·정산 자동화숲체험·환경교육 사회적기업 (4차 Quick Win 사례의 후속)서울시 사회적경제기업 AX 현장컨설팅 6차

흩어진 수업 일정·강사 실적·활동일지를 구글 시트 하나로 모으고, 검증 뒤에는 대표 혼자 고칠 수 있는 A4 한 장 양식으로 줄이다

노코드 운영 체계일정·실적 원장현장 검증 후 간소화
휴대폰 일정 목록과 한 장짜리 표 양식, 달력 아이콘이 점선으로 이어진 흐름을 그린 일러스트
Problem · Discovery

01문제와 발견

무엇이 문제였나
행정 담당 직원이 퇴사하면서 대표가 수업 일정과 보고 업무를 혼자 맡게 됐다. 일정은 구글 캘린더·엑셀 시트·노션 세 곳에 흩어져 있고 휴대폰에서는 한눈에 보기 어려웠다. 강사 15명의 실적을 주간 엑셀로 손으로 모으면서 날짜·기관명 불일치를 검수하느라 시간이 들었고, 월말보고·강사비·사회서비스제공확인서와 건별 활동일지(HWP)도 매번 수작업이라 연말 최종보고 때 수정 부담이 컸다. 홍보 영상은 사진으로 짧은 영상을 만든 뒤 따로 이어붙이는 방식이라 시간이 걸리고 아동 얼굴 처리도 부담이었다.
어떻게 발견했나
1차 면담에서 직원 퇴사 상황을 확인하고 2차 요청(노션 일정관리·보고 자동화, 홍보영상)을 다시 점검했다. 대표가 코딩이나 별도 앱은 유지보수할 수 없다는 점을 전제로 노션 대신 이미 쓰고 있던 구글(캘린더·시트·Gemini)로 단일화하기로 방향을 정했고, 노션·시트 화면, 활동일지 양식, 일정 엑셀을 자료로 받았다.
Build · Method

02수행과 방법

무엇을 했나
자유 서술형 달력 칸으로 적던 9월 일정을 '수업 1건 1행' 원장 시트로 구조화하고, 원장에서 내부용·기관 발송용(강사명 제외) 일정, 실적 통계, 강사비 집계가 자동으로 나오게 했다. 휴대폰용 7일 일정 탭(강사별 필터), 월별 CSV·Gemini 프롬프트로 캘린더에 등록하는 탭, 강사용 실적 입력 폼, 시간·장소가 빠진 일정 13건을 대표가 답하는 확인요청 시트를 만들었다. 홍보 영상은 현장 사진만으로 인스타그램 릴스 규격 영상을 만드는 브이스토리 작업 흐름과 운영규칙 매뉴얼로 정리했다.
어떤 방법을 썼나 · 무엇을 제공했나
Claude로 기존 일정 시트(27개 탭)·활동일지 양식·면담 녹취를 분석해 요구사항을 정리한 뒤 시트를 설계했고, 대표가 직접 고칠 수 있도록 Apps Script 없이 기본 수식·피벗만 썼다. 9월 수기 강사비 계산과 교차 검증했다. 현장 시연에서 대표가 '탭과 단계가 많아 직관적이지 않다'고 하자 메일머지·구글 폼을 걷어내고, 순번만 넣으면 기본 정보가 채워지는 A4 1장 활동일지 시트로 간소화했다. 영상은 사진 5장으로 두 버전을 만들어 규격·음량·자막·얼굴 처리를 점검한 뒤, AI 배경 효과 끄기, 아동 옆얼굴 블러, 로고·계정 엔딩, 사진 8~10장(컷당 2~3초) 같은 규칙을 정했다.
Impact

03기대효과와 변화

기대효과
일정 기본 정보를 한 번만 입력하면 실적 집계와 활동일지까지 다시 쓰지 않아도 되고, 강사는 휴대폰 캘린더로 일정을 바로 확인하며, 대표 1인이 코딩 없이 이 체계를 유지하는 것.
무엇이 좋아졌나
9월 강사비 교차 검증에서 8명 중 7명이 수기 계산과 일치했고 1명은 1회 차이가 있어 대표 확인이 필요하다. 일정·활동일지 간편 관리 시트와 홍보 영상 제작 매뉴얼을 대표에게 전달했다. 기관명 표기 불일치는 드롭다운으로, 누락 일정은 필수값 규칙으로 막을 것을 권고했고, 일정 변경이 잦아 CSV 등록 방식은 변경 때 캘린더를 손으로 고쳐야 하는 한계가 남았다. 업무시간 절감 수치는 기록에 없다.

기업명과 개인 정보는 공개하지 않으며, 기록에 없는 수치나 성과는 넣지 않았습니다.

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