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경영·정산 자동화발달장애 청소년 교육·돌봄 기업 (2차 경비원장·기록 대시보드 사례의 후속)서울시 사회적경제기업 AX 현장컨설팅 6차

종이 서비스기록지 집계 도구를 현장 근무자용 모바일 웹앱으로, 경비정산 대시보드는 개선요청 7건을 반영한 통합본 하나로

모바일 웹앱 전환OCR 근무자명 보정결의서 일괄 묶음
휴대폰 화면의 기록지 입력 탭과 PC 화면의 정산 대시보드·결의서 묶음을 나란히 그린 일러스트
Problem · Discovery

01문제와 발견

무엇이 문제였나
2차에 받은 서비스기록 집계 대시보드와 경비정산 대시보드를 실무에 시범 적용해 보니, 종이 기록지 사진에서 근무자 이름이 잘못 읽혀 손으로 고치는 부담이 있었고 현장에서는 PC 없이 바로 입력하기 어려웠다. 경비정산 쪽은 구글 시트 연동 오류, 지출결의서 순번 기준 불명확, Word·PDF 개별 저장, 결의서 묶음 미지원 등으로 재단 제출용 반기 정산 서류 작성이 불편했다.
어떻게 발견했나
2차 컨설팅 킥오프에서 1차 산출물의 적용 현황을 점검하고 보완 범위(기록 대시보드 보완, 경비정산 개선요청 7건)를 확정했다. 9/30~10/8 다섯 번의 일정으로 직원명단 반영→모바일 입력 보완→경비정산 개선→최종 테스트·보고서 순으로 진행하기로 했다.
Build · Method

02수행과 방법

무엇을 했나
서비스기록 대시보드를 휴대폰·태블릿 브라우저에서 바로 쓰는 모바일 웹앱으로 바꿨다. 하단 5개 탭(입력·대여대장·대시보드·월간출력·목록)에 직접 입력과 사진 촬영 OCR 자동 채움, 직원명단 기반 근무자 선택, 대여대장 입력 시 기록지 동시 기록, 월별 엑셀 내보내기, 기록 조회·수정·삭제를 넣었다. 경비정산 대시보드는 구글 시트 연동(Apps Script) 해결, 결의서 순번 기준 선택, 증빙 종류 직접 입력, Word·PDF 동시 저장, 표지·집계표를 포함한 지출결의서 일괄 묶음, 루틴 지출 항목 추가·삭제까지 반영해 HTML 파일 하나의 통합본으로 일원화했다. 화면별 사용 가이드북, 비전문가용 운영매뉴얼(Word·PDF), 결과보고서를 함께 전달했다.
어떤 방법을 썼나 · 무엇을 제공했나
조장이 일정·기업 소통·보고서를, 한 명이 업무 흐름·개선요청 분석과 가이드북 정리를, 한 명이 웹앱·대시보드 개발을 맡았다. OCR 결과는 원본 대조 후 사람이 수정·저장하는 검수형 흐름을 유지했고, 개선요청 7건을 기준으로 루틴 지출 체크→원장 반영→결의서 저장→수입 등록→반기 정산 생성→묶음 저장→구글 시트 저장→JSON 백업·복원까지 끝에서 끝까지 검증했다. 순번 기준과 잔액 계산 방식은 재단 보고 기준 확인 후 팀장이 설정하도록 남겨 두었다.
Impact

03기대효과와 변화

기대효과
현장 근무자가 그 자리에서 기록을 입력하고, 담당자는 파일 하나로 결의서부터 반기 정산보고서·묶음 서류까지 바로 만들어 제출 준비 시간을 줄이는 것.
무엇이 좋아졌나
사진 인식 정확도는 약 90% 이상이지만 100%가 아니라 저장 전 원본 대조가 필수이고, 체크 표시 항목은 직접 선택해야 한다. 정산 데이터는 해당 PC 크롬 브라우저에만 저장되고 자동 백업이 없어 월말 수동 JSON 백업(35일 경과 알림)이 필요하며, 구글 시트는 사본이라 시트에서 고친 내용이 대시보드로 돌아오지 않는다. 이런 제약을 매뉴얼에 명시해 전달했고, 실무 적용 후 불편 사항을 받아 보완하기로 했다.

기업명과 개인 정보는 공개하지 않으며, 기록에 없는 수치나 성과는 넣지 않았습니다.

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